КАМА: Неделя 93. Статья о планировании рабочего дня.

Бизнес и предпринимательская деятельность ближе к математике, чем философии.
Когда бизнесмен начинает много думать, вместо того, чтобы действовать дела как правило становятся хуже.

Так получилось, что я сочетаю в себе две функции. Я предприниматель и тренер в одном лице. Мне интересны оба эти направления.
- Как бизнесмен я развиваюсь в стратегическом планировании, в налаживании бизнес-процессов.
- Как тренер и коуч я изучаю прикладные науки и получаю необходимые навыки и знания.
У такой разносторонности есть как положительные так и отрицательные стороны.
- Ты не можешь сосредоточиться на чём-то одном.
- Переключение между задачами отнимает много сил.
Но в то же время
- Жизнь становится интересней от смен видов деятельности, развивается кругозор.
- Развивается навык концентрации. Без него переключение между задачами становится совсем неэффективным.

Долгое время я думал о том, что когда-то придется сделать выбор.
Тренер или предприниматель?
Сейчас я знаю, что обе эти роли чрезвычайно важны для меня. И я не буду отказываться от чего-то. Отказ привел бы к разрушению моей целостности.
Возможно, в будущем я сделаю выбор, но сейчас мне нравится такое сочетание.

В заметке на прошлой неделе я писал о том, что теперь буду каждый пост посвящать одной теме, навыку или рассмотрению вопроса, которые влияют на развитие меня и бизнеса.

Сегодняшняя тема будет о планировании рабочего дня.
Эта тем актуальна еще и оттого, что мне приходится делить свое внимание между разными направлениями.
Итак, в моем планировщике задач постоянно висит около 100 заданий (а в каждом из них есть еще и подпункты). Даже просто пройтись по этому списку занимает около 10 минут, а что уж говорить о том, что указанные задачи нужно как-то выполнять.

Отдельно скажу, что на сегодня их сто, а раньше было больше. Годы тренировок в планировании времени и целеполагании дают о себе знать. От неважных и ненужных дел я давно избавился. Оставляю только то, что действительно нужно сделать.

В целом у меня есть несколько правил, которые помогают в планировании рабочего дня.

1. Планировать день с вечера.
Если вы научились планировать свой день заранее, то уже знаете, как сильно это влияет на продуктивность. Если мы приходим на работу и на знаем с чего начать, то можем и не начать вовсе. Будут поступать звонки, сообщения, коллеги будут отвлекать, а важные дела так и не будут выполнены. Когда я прихожу в офис я точно знаю с чего нужно начать, какие дела нужно выполнить в первую очередь. Только после выполнения приоритетных задач я начну отвечать на сообщения и звонки.
- Часто даже приходится отключать интернет на компьютере и в телефоне, чтобы отвлекающие уведомления не вмешивались в мой план.

2. Выбирать наиболее подходящие часы для каждого вида деятельности.
- В каждого человека встроены биологические часы и это нужно учитывать в планировании. Есть периоды высокой активности и ее спада. Есть время когда мы максимально эффективным в творческих задачах и когда лучше выполнять какие-то дела требующие высокой концентрации и аналитического мышления.
Я делю рабочий день на 6 периодов.
- Ранее утро. (до 10 часов). в это время занимаюсь делами, которые тренируют дисциплину и помогают сосредоточиться. Выполняют упражнения на концентрацию, подвожу итоги прошедшего дня, вношу данные в финансовые отчеты. В это же время я посещаю спортивный зал.
- 10:00-13:00 Время важных дел. В этот период я берусь за выполнение трудоемких задач. Они не требуют творческих решений и креативности. Часто в это время я созваниваюсь с клиентами, обсуждаю детали сотрудничества.
- 13:00 - 14:00 Дела, которые требуют моего внимания.
- 14:00 - 15:00 Обед и отдых. На обед у меня уходит до 30 минут, а затем я расслабляюсь. Читаю какую-нибудь интересную статью.
- 15:00 - 17:00 В это время выполняются задачи, которые не требуют большой вовлеченности и умственных усилий. Например, работа с финансовыми документами, общение с клиентами.
 - 17:00 - 19:00 Время творческих задач.
Так получается, что самые лучшие идеи ко мне приходят именно в это время. Может быть, это связано с моими биоритмами, а может быть с тем, что прекращаются звонки и сообщения, люди расходятся по домам и я могу спокойно поработать. Так же именно в это время проходит большинство индивидуальных коуч-сессий с клиентами.
- 19:00 - 20:00 Время решений.
Чаще всего задерживаюсь в офисе после 19 часов. В это время происходит планирование следующего дня, а также принимаются стратегические решения. Это время тишины и оно хорошо подходит для таких задач.

3. На каждый день не более 2-3 важных задач.
- Заметил, что для каждого дня если предел задач с высоким приоритетом, которые могут быть выполнены. Как правило, важные задачи требуют много времени и ведут за собой вереницу мелких дел.

4. Соблюдать ритм в работе.
- Для меня очень важно, чтобы работа была ритмичной. Как только, появляются незапланированные перерывы сразу же страдает продуктивность.
- Я придерживаюсь "Помидорной техники" по формуле 25/5/15. Она предельно проста и эффективна.
Метод «Помидора» — техника управления временем, предложенная Франческо Чирилло в конце 1980-х. Техника предполагает разбиение задач на 25-минутные периоды, называемые «помидоры», сопровождаемые короткими перерывами.
Базовые принципы
Определитесь с задачей, которую будете выполнять.
Поставьте помидор (таймер) на 25 мин.
Работайте, ни на что не отвлекаясь, пока таймер не прозвонит.
Сделайте короткий перерыв (3-5 мин).
После каждого 4-го «помидора» сделайте длинный перерыв (15-30 мин).

5. Чередовать виды деятельности чтобы избежать утомления.
Дела должны чередоваться использую разные каналы восприятия.

- Если много думал, то в следующей задаче нужно поработать физически.
Например, если я разрабатывал программу тренинга, работал с текстом на компьютере, то следующим моим делом будет что-то связанное с наведением порядка в офисе. Я буду раскладывать документы, протирать пыль или переставлять мебель.

6. Соблюдать режим дня
- Начинать и заканчивать работу, обедать в одно и то же время.
Стараюсь приходить в офис и уходить всегда в одно и то же время.
В зависимости от того есть ли у меня тренировка я прихожу в 8:30 или 10 часов.
Важно покидать офис вовремя, не засиживаться.
А также необходимо выработать привычку обедать каждый день в одно и то же время.
Это развивает дисциплину и помогает организму ритмично работать.

7. Выполнить первым дело, которое создает беспокойство.
Для того, чтобы день был плодотворным и было выполнено много дел нужно в первую очередь сделать то, что кажется неприятным. Это может быть  сложный звонок или дело, которое мы давно обещали выполнить, но все еще не сделали и это нас тревожит.
Я заметил, что до тех пор, пока  дело не выполнено нам очень трудно сосредоточиться и работать продуктивно.

Вот такие у меня правила.
Если вам есть чего добавить или вы могли бы поделиться своими идеями о планировании рабочего дня - оставьте комментарий.